FAQ grisbi.com

Quels sont les services proposés par grisbi.com ?

grisbi.com permet de gérer une comptabilité dans le cloud.

Plusieurs personnes peuvent travailler simultanément sur une même comptabilité.

grisbi.com est accessible depuis un ordinateur, une tablette ou un téléphone portable, pourvu qu’il y ait une connexion internet et un navigateur web installé.

Quels sont les avantages de grisbi.com ?

grisbi.com permet:

1. de gagner du temps lors de la saisie des écritures comptables grâce à la possibilité de créer des modèles de saisie,

2. de partager l'information comptable, en autorisant ou en limitant les droits d'accès à une comptabilité;

   les différents intervenants (manager, comptable, auditeur, actionnaire, associé, adhérent, fournisseur, client ...) peuvent ainsi travailler ou simplement consulter toute ou seulement une partie de la comptabilité.

Quelle est la définition des termes utilisés dans grisbi.com ?

Dans grisbi.com, les termes suivants sont utilisés:

• un compte utilisateur: chaque utilisateur est identifié sur grisbi.com par son adresse email.
• une entité: une entité correspond à une comptabilité; une entité peut être une entreprise, une société commerciale, une société civile, une association, la comptabilité d'un ménage, d'un bien en co-propriété, ou encore la comptabilité du dernier week-end entre ami afin de partager les frais ...
• un plan comptable: défini la liste des comptes utilisée par la comptabilité de l'entité,

• un exercice comptable: correspond à la période sur laquelle porte la comptabilité.

  Chaque exercice comptable à son plan comptable; grisbi.com permet bien-entendu de récupérer le plan comptable de l'année précédente.

• une écriture comptable: correspond à un débit ou au crédit d'un compte du plan comptable,
• un enregistrement comptable: est un ensemble de plusieurs écritures comptables; la somme des débits d'un enregistrement comptable doit être égale à la somme des crédits.

• un rôle: l'administrateur de l'entité peut créer des rôles; il peut attacher à chaque rôle des droits ou des restrictions et rattacher des adresses emails à chacun des rôles.

  L'utilisateur qui bénéficie d'un rôle peut accepter ou refuser ce rôle. Si il accepte, il pourra accéder à l'entité sur laquelle est définie ce rôle, et exécuter les actions et accéder aux ressources que l'administrateur a autorisé.

• une souscription: est choisie par l'administrateur et correspond aux ressources consommées; ces ressources sont:
  • le temps,
  • le nombre d'utilisateur pouvant travailler sur la comptabilité d'une même entité,
  • le nombre d'écritures comptables,

Comment fonctionne grisbi.com ?

L'utilisateur doit d'abord créer un compte utilisateur sur grisbi.com

Une fois son compte utilisateur créé, il peut:

• soit créer une entité et travailler dessus,
• soit recevoir des droits d'accès, via un rôle, l'autorisant à travailler sur l'entité sur laquelle il a reçu les droits.

Comment démarrez avec grisbi.com ?

Une fois que l'utilisateur a créé son compte utilisateur et qu'il a validé sont adresse email, l'utilisateur doit:

• créer une entité,
• créer un exercice comptable,
• définir un plan comptable,
  • soit par import d'un plan comptable déjà existant,
  • soit par copie du plan comptable de l'exercice comptable précédent,
  • soit par import d'un fichier plat avec la définition des comptes du plan comptable

L'utilisateur peut alors commencer la saisie comptable.

Afin d'aller plus vite dans sa saisie comptable, il peut créer un modèle de saisie.

Il peut aussi sous-traiter ce travail, en créant un rôle et en donnant accès à la comptabilité de cette entité.

Quel est l'intérêt d'un modèle de saisie d'un enregistrement comptable ?

Ce sont toujours les mêmes écritures comptables qui reviennent périodiquement.
Typiquement, la facture de téléphone, ou le loyer à comptabiliser chaque mois.
Ou encore l'achat régulier de fournitures à un même fournisseur.

Seul le libellé et les montants changent, mais ce sont toujours les mêmes comptes débités et crédités.
D'où l'idée de "variabiliser" les libellés et les montants.

Comment créer un modèle de saisie ?

Il suffit d'aller dans le menu "Comptabilité" et "Créer un modèle d'écriture comptable".

L'utilisateur doit donner un nom au modèle de saisie. Ce nom doit être suffisamment précis et significatif.
C'est en effet par ce nom, que l'utilisateur retrouvera le modèle pour faire de la saisie d'enregistrements comptables.

Pour "variabiliser" une partie du texte d'un libellé, l'utilisateur aura simplement à ajouter un point d'interrogation devant le nom de la variable.
Le nom de la variable ne doit contenir aucun espace.
Par exemple: ?NuméroDeFacture ou encore ?NomDuClient

Pour "variabiliser" un montant de débit ou de crédit, l'utilisateur aura simplement à mettre un nom de variable sans chiffre, ni espace.
Par exemple: MontantHT ou encore MontantTTC

L'utilisateur peut écrire des formules mathématiques simples à partir des variables des montants.
Par exemple, il est possible d'écrire les formules suivantes:

• Débit compte de charge, avec la formule: "MontantTTC / 1.20"
• Débit compte de TVA, avec la formule: "MontantTTC * 0.20 / 1.20"
• Crédit compte fournisseur, avec la formule: "MontantTTC"

Une fois la date, le libellé et les formules sur les débits/crédits définis, l'utilisateur peut cliquer sur la flèche "->".
Les variables sont alors détectées, et il est demandé à l'utilisateur de donner un libellé aux variables définies.
Cette étape sert juste à donner un libellé qui a du sens aux variables précédemment définies.
Lors de la saisie comptable, ce sont ces libellés de variable qui sont reprient pour demander les valeurs des variables.

Comment utiliser un modèle de saisie ?

Il suffit d'aller dans le menu "Comptabilité" -> "Saisie de nouvelles écritures comptables".
Il y alors un champs "Modèle de saisie", ou il est possible de choisir un modèle de saisie.
Une fois choisi, l'utilisateur n'a plus qu'à saisir la valeur des variables et l'enregistrement comptable va se remplir automatiquement.

Comment clôturer un exercice comptable ?

La clôture d'un exercice comptable consiste à:

1. transférer le solde du compte en passif ayant le résultat de l'année précédente dans le compte du cumul des résultats des années précédentes
2. annuler les comptes de charges et produits, et de faire remonter ces débit/crédit dans le compte en passif du résultat de cette année.

Pour pouvoir clôturer un exercice comptable, cet exercice comptable doit être ouvert.

Tant que l'exercice comptable n'est pas ouvert, les soldes d'ouverture sont calculés dynamiquement, et remonte jusqu'au dernier exercice comptable clôturé.

Avec grisbi.com, il est ainsi possible de travailler sur l'année n, même si n-1 n'est pas clôturée.

Comment ouvrir un exercice comptable ?

L'ouverture d'un exercice comptable consiste à reprendre tous les soldes de l'exercice comptable précédent.

Pour pouvoir ouvrir un exercice comptable, l'exercice comptable précédent doit-être clôturé.

Qu’est-ce qu’un rôle ?

Un rôle permet de gérer les doits d'accès des utilisateurs.
Si un utilisateur à un rôle, il a alors tous les droits d'accès de ce rôle.